Recursos públicos e fiscalização ao longo do tempo
Empresas privadas que recebem repasses públicos por meio de convênios ou programas se sujeitam à fiscalização por muito tempo depois das operações. É comum a percepção de que, com o passar dos anos, nada vai acontecer, mas a auditoria pode ocorrer anos depois, quando a memória dos fatos e os registros já se perderam.
Como funciona a venda no programa
No Aqui Tem Farmácia Popular, a venda é registrada no sistema informatizado do Ministério da Saúde, o Datasus, que calcula o valor a ser subsidiado e a eventual parcela a cargo do beneficiário. O Ministério da Saúde repassa à farmácia o valor correspondente com base nesses registros. Por essa razão, cada venda registrada deve corresponder a documentos que a sustentem: receita, documento fiscal, cupom vinculado e identificação do beneficiário. A auditoria compara os registros do sistema com esses documentos.
Por que a documentação é o centro da discussão
Na auditoria, a farmácia precisa demonstrar que o medicamento foi de fato dispensado ao beneficiário e que as exigências do programa foram cumpridas. A ausência ou a inconsistência de documentos costuma ser o ponto de partida dos apontamentos, e por isso a organização do arquivo é a principal medida preventiva. A Portaria GM/MS nº 12.091/2026 estabelece que a farmácia deve manter os documentos pelo prazo de cinco anos (art. 25), com preferência pelo meio digital.
Consequências possíveis de uma condenação
Dependendo do caso, o resultado da auditoria e de eventual processo perante o Tribunal de Contas da União pode incluir a devolução de valores, com correção e juros, a aplicação de multa e o descredenciamento do programa. A portaria atual prevê penalidades graduadas conforme a gravidade da infração e recurso administrativo em dez dias (art. 51, § 1º). A responsabilização de sócios e administradores depende da via de apuração e da prova do caso, como tratado em outro artigo deste blog. Os valores e as consequências variam de acordo com o que se apurou e com a defesa apresentada, e não existe um valor médio que sirva de referência.
Auditoria em andamento
Quando há uma auditoria em curso, é fundamental responder tempestivamente a toda notificação, dentro dos prazos, e reunir a documentação antes de qualquer manifestação. Também é importante analisar, com apoio técnico, o método usado pela auditoria e se os apontamentos têm base nos documentos, além de avaliar as medidas administrativas e judiciais cabíveis, conforme o estágio do processo. Uma defesa técnica desde o início do procedimento costuma ser mais eficaz do que a tentativa de corrigir falhas em fase adiantada.
Este texto tem caráter informativo. Cada caso depende de suas circunstâncias, e não há garantia de resultado.