Receber uma notificação sobre possível irregularidade no Programa Farmácia Popular costuma gerar duas reações opostas: responder depressa, com o que estiver à mão, ou esperar para ver o que acontece. Nenhuma das duas costuma ajudar. O que define o rumo do procedimento é a qualidade da primeira resposta e a capacidade de a farmácia demonstrar, com documentos, como cada dispensação foi feita.
Este texto explica, em linguagem acessível, como o monitoramento e a apuração funcionam depois da Portaria GM/MS nº 12.091, de 11 de agosto de 2026. Ele tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto.
O que mudou com a Portaria GM/MS nº 12.091/2026
O Programa Farmácia Popular do Brasil é disciplinado por portarias do Ministério da Saúde. A Portaria nº 12.091/2026, publicada em agosto de 2026, revogou o Anexo LXXVII da Portaria de Consolidação GM/MS nº 5/2017 e o substituiu por um novo anexo, o LXXVII-A, que reúne as regras de participação, governança, monitoramento, penalidades e ressarcimento. As farmácias que já participavam mantêm a condição de participantes e passam a se submeter às novas regras (art. 64 do Anexo).
Isso exige atenção a um ponto de método. Quando o apontamento se refere a dispensações anteriores à nova portaria, é preciso identificar qual regra estava em vigor em cada data e como a norma nova se relaciona com fatos passados. A análise não pode partir do princípio de que a nova portaria sempre valeu.
Como a irregularidade é identificada
O monitoramento passou a ter caráter contínuo, com uso de análise automatizada de dados e integração de sistemas para identificar indícios de irregularidade (arts. 20 e 35). Os indícios são classificados por nível de risco, que considera a gravidade dos fatos, a recorrência, o potencial dano ao erário e o histórico de conformidade da farmácia (art. 37). As providências variam conforme esse nível: orientação preventiva, pedido formal de documentos e esclarecimentos, e, nos níveis mais altos, suspensão cautelar da conexão com o Sistema Autorizador de Vendas e dos pagamentos, com possível denúncia aos órgãos de investigação e controle (arts. 38 e 39).
A suspensão cautelar deve ser motivada e proporcional ao risco, não tem caráter sancionatório e depende da observância do contraditório e da ampla defesa (art. 40). Não se confunde com o bloqueio temporário previsto como penalidade, que só pode ser aplicado depois da apuração.
Notificação, prazo e atenção ao endereço eletrônico
A comunicação com o programa é feita pelo endereço eletrônico informado no cadastro, que a portaria trata como canal oficial. Cabe à farmácia manter o cadastro atualizado, acompanhar as mensagens e comprovar eventual circunstância excepcional que tenha impedido o acesso a uma notificação (arts. 17 a 19). Para as notificações que envolvem defesa, diligências ou medidas restritivas, a portaria exige meios que assegurem a adequada ciência, como confirmação eletrônica ou registro de entrega (art. 17, § 3º).
Quando o programa solicita documentos e informações, o prazo é de até quinze dias contados do recebimento da notificação. É possível pedir prorrogação por igual período, desde que com justificativa fundamentada apresentada antes do fim do prazo (art. 41, § 1º). Não atender ao pedido, atender fora do prazo ou manter indícios de irregularidade pode levar à suspensão cautelar da conexão e dos pagamentos até a conclusão da averiguação (art. 42). Por isso, o prazo indicado na própria notificação deve ser conferido desde o primeiro dia.
Como se desenvolve a apuração e quais garantias existem
A apuração é feita em procedimento de averiguação. Segundo a portaria, somente depois da conclusão desse procedimento as ocorrências passam a ser caracterizadas como irregularidades para fins de penalidade (art. 44, parágrafo único). A instrução fica a cargo da Coordenação de Monitoramento e de Atendimento de Demandas de Órgãos Externos, que elabora relatório com proposta de decisão, e a decisão compete à Coordenação-Geral do programa (art. 50).
Contra a decisão de primeira instância cabe recurso, em dez dias contados da ciência oficial. A autoridade que decidiu pode reconsiderar em até cinco dias. Não havendo reconsideração, o recurso segue ao Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos, que decide em última instância administrativa em até trinta dias, prorrogáveis por igual período (art. 51). A portaria assegura o contraditório, a ampla defesa e o devido processo legal em todas as fases, o que repete a garantia do art. 5º, inciso LV, da Constituição Federal (art. 51, § 5º).
Penalidades possíveis
São penalidades a advertência, a multa, o bloqueio temporário da conexão com o Sistema Autorizador de Vendas por três a seis meses e o cancelamento da participação, aplicadas de forma isolada ou cumulativa (art. 52). As irregularidades são classificadas como leves, médias, graves ou gravíssimas, e a multa é graduada em até 2%, 5%, 10% e 20%, respectivamente (arts. 48 e 54). A portaria exige que a decisão indique a classificação, os critérios usados para fixar o percentual e a base de cálculo (art. 54, § 5º).
A base de cálculo da multa pode ser o valor da irregularidade apurada, o prejuízo causado ou potencial ao erário, ou, quando a natureza da irregularidade impedir a individualização do dano, as vendas da farmácia no programa nos doze meses anteriores à decisão (art. 54, § 3º). A multa é descontada dos pagamentos pendentes e, se eles não bastarem, cobrada por guia de recolhimento (art. 54, § 7º). Falhas meramente formais e sanáveis devem ser consideradas na dosimetria e ensejar medidas orientativas ou corretivas em substituição às sanções (art. 47, parágrafo único).
O cancelamento da participação é reservado a hipóteses como irregularidade gravíssima, acúmulo de irregularidades, descumprimento reiterado ou conduta dolosa (art. 56), e a farmácia cancelada por irregularidades só pode pleitear novo credenciamento depois de dois anos da publicação do cancelamento (art. 57). O cancelamento de uma filial não implica automaticamente penalidade às demais unidades, mas a penalidade pode alcançar a matriz e as outras filiais quando o processo demonstrar participação ou conhecimento da pessoa jurídica, benefício para ela ou conluio fraudulento (art. 57, §§ 1º e 2º). A reincidência, caracterizada pela repetição da irregularidade em até vinte e quatro meses da decisão definitiva anterior, eleva a classificação ao nível imediatamente superior (art. 58).
A graduação por gravidade abre espaço para o debate técnico: a classificação atribuída, a base de cálculo escolhida e a proporcionalidade da penalidade podem ser questionadas na defesa.
Ressarcimento de valores
O dever de ressarcir o erário depende de apuração em procedimento administrativo próprio, com contraditório, ampla defesa e decisão administrativa definitiva, que deve indicar os fatos apurados, os fundamentos, o valor e os critérios usados (art. 59, §§ 1º e 2º). Constituído o crédito, a farmácia é notificada para recolhimento voluntário em quinze dias, e o valor pode ser compensado com pagamentos pendentes ou cobrado por guia de recolhimento (art. 59, §§ 3º a 5º). Antes de qualquer pagamento, convém verificar o fundamento, o período, o cálculo e a fase do procedimento.
Há ainda uma via distinta para divergências de pagamento: a farmácia pode requerer reanálise em até sessenta dias contados da ordem bancária, apontando de forma fundamentada as autorizações questionadas (art. 33, parágrafo único).
Documentos e prazos de guarda
A farmácia deve manter por cinco anos os documentos e registros das operações, com integridade, autenticidade e disponibilidade, de preferência em meio digital (art. 25). Instaurado o procedimento de monitoramento, a guarda da documentação referente às dispensações dos cinco anos anteriores à notificação deve ser mantida até a conclusão (art. 28). A guarda e a responsabilização também se mantêm por cinco anos depois do cancelamento da participação, contados da publicação (art. 8º, § 4º). Em termos práticos, convém reunir notificações e relatórios recebidos, registros de dispensação, prescrições e comprovantes exigidos pelas regras, notas fiscais de entrada, controles de estoque e documentos de credenciamento.
Outro cuidado frequente é o cadastro. Mudança de endereço, de titularidade, de responsável legal ou da estrutura societária deve ser comunicada em até quinze dias, e divergências cadastrais podem levar à suspensão e, depois de seis meses, ao cancelamento da participação (art. 14).
Erros frequentes nas primeiras respostas
O primeiro é responder sem reunir toda a documentação, o que obriga a complementações e pode transmitir desorganização. O segundo é admitir fatos ou assumir valores sem confrontar a norma aplicável à época. O terceiro é tratar o procedimento como simples conferência de notas, quando ele envolve prova, classificação de gravidade, proporcionalidade e competência. O quarto é perder prazo por não acompanhar o e-mail cadastrado.
Quando a via judicial entra em cena
Há situações em que a defesa administrativa não basta ou em que é preciso agir com urgência, por exemplo diante de suspensão da conexão e dos pagamentos que compromete a atividade. Nesses casos, dependendo do ato e das provas disponíveis, pode-se discutir o cabimento de mandado de segurança ou de ação anulatória. A escolha depende de prova pré-constituída, do ato questionado e do momento do procedimento, e exige análise individual.
Perguntas frequentes
A farmácia pode continuar operando durante a apuração?
Depende das medidas adotadas. A portaria prevê a suspensão cautelar da conexão e dos pagamentos conforme o nível de risco, e determina que a operação seja restabelecida quando as irregularidades não forem confirmadas ou forem sanadas (art. 43, parágrafo único).
A multa é sempre de vinte por cento?
Não. Os percentuais variam de dois a vinte por cento conforme a gravidade atribuída, e essa classificação, bem como a base de cálculo, deve ser justificada na decisão e pode ser discutida.
Os sócios respondem pessoalmente?
A portaria trata da extensão da penalidade à matriz e às demais filiais da pessoa jurídica em hipóteses determinadas. Outras formas de responsabilização dependem dos fatos e devem ser avaliadas em cada caso.
Posso pedir o cancelamento da participação quando há apuração em curso?
Não. Havendo notícia ou indício que enseje a averiguação, o pedido de cancelamento fica vedado até a conclusão do processo, e o cancelamento anterior não afasta a responsabilização (art. 8º, § 3º).
Quanto tempo leva o procedimento?
Não é possível estimar sem conhecer o caso, e por isso este texto não indica prazos de duração além dos que a própria portaria fixa.
Como o escritório pode ajudar
O escritório atua em processos administrativos e em medidas judiciais relativas ao Programa Farmácia Popular, com análise de notificações e relatórios, organização da documentação, elaboração de defesa e recurso e, quando cabível, ação judicial. Conheça a atuação do escritório no Programa Farmácia Popular. Quem recebeu uma notificação pode solicitar uma análise inicial pelo formulário de contato, enviando o ofício recebido e, se possível, o relatório do apontamento.
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Conteúdo informativo. Não constitui aconselhamento jurídico nem pressupõe qualquer resultado. Cada caso depende da análise dos fatos, dos documentos e da norma vigente à época dos atos.